Quando un appartamento attira 100 o più candidature, la parte difficile non è scegliere. È leggere, confrontare e rispondere a tutti in modo equo in pochi giorni, senza perdere un dossier né conservare dati che non dovreste conservare. La pressione viene dal mercato: al 1° giugno 2026 in Svizzera era sfitto lo 0.93% delle abitazioni, nella città di Zurigo lo 0.11% e nel cantone di Ginevra lo 0.31% (BFS Leerwohnungszählung 1. Juni 2026). Questa procedura funziona per un'amministrazione, un'agenzia o un locatore privato, con qualsiasi strumento.
1. Fissare i requisiti prima che l'annuncio vada online
Pubblicate nell'annuncio ciò che l'appartamento richiede: il rapporto tra reddito e pigione che vi aspettate, la dimensione del nucleo adatta ai locali, animali, fumo e data d'entrata. Saranno poi le regole con cui ordinate. In questa fase chiedete solo ciò che consente il promemoria dell'Incaricato federale della protezione dei dati (IFPDT, Merkblatt zu Anmeldeformularen für Mietwohnungen, 15 luglio 2025): identità e contatti, data di nascita, svizzero o straniero con il tipo di permesso, professione, datore di lavoro e reddito, numero di persone che si trasferiscono, animali e una copia dell'estratto del registro esecuzioni. Vedi cosa potete chiedere agli inquilini.
2. Un modulo standard invece di e-mail libere
Le e-mail libere arrivano in cento forme, spesso con metà delle risposte mancanti. Usate un modulo con gli stessi campi per tutti e un canale solo: così le candidature diventano confrontabili. Secondo il promemoria dell'IFPDT, giustificativi come la copia del documento d'identità o le buste paga si possono chiedere in linea di principio solo al candidato scelto, e le referenze solo ai candidati presi seriamente in considerazione. Il modulo chiede quindi i dati di base; i giustificativi arrivano dopo.
3. Chiudere o limitare il termine di candidatura
Indicate nell'annuncio fino a quando accettate candidature, oppure che chiudete dopo un numero stabilito di candidature complete, e rispettatelo. Valutate ogni candidatura completa arrivata in tempo con le stesse regole; l'ora di arrivo non dovrebbe bastare a decidere.
4. Completezza, poi idoneità
Fate due passaggi. Nel passaggio iniziale vi chiedete soltanto: il modulo è completo e l'estratto esecuzioni è allegato? In caso di lacune, un breve promemoria con una scadenza, uguale per tutti, oppure la candidatura viene messa da parte. Poi verificate l'idoneità rispetto ai requisiti pubblicati: reddito rispetto alla pigione, dimensione del nucleo rispetto ai locali, animali, data d'entrata.
5. Ordinare tutti con le stesse regole scritte
Ordinate i candidati rimasti secondo le regole del passo 1, nello stesso ordine per ogni persona, e annotate in una riga il motivo di ogni posizione, compreso come avete risolto una parità. Motivi scritti mantengono coerente il team e vi permettono di spiegare la scelta se un candidato lo chiede. Vedi come classificare i candidati in modo equo.
6. Visite di gruppo o visite video dal vivo per la rosa ristretta
Mostrate l'appartamento solo alla rosa ristretta, in una o due visite di gruppo o con una visita video dal vivo per chi non può venire di persona. Le referenze si raccolgono ora, e solo per le persone prese seriamente in considerazione; i giustificativi completi arrivano dalla persona che scegliete.
7. Decidere, poi rispondere presto e con cortesia a tutti gli altri
Decide una persona, non una formula del foglio di calcolo. Appena la persona scelta ha confermato, mandate a tutti gli altri un messaggio breve e cortese che l'appartamento è assegnato; risparmia loro giorni di attesa. Potete tenere una o due persone di riserva fino alla firma del contratto, se glielo dite.
8. Cancellare gli altri dossier e annotare brevemente la decisione
Dopo la firma del contratto, il promemoria dell'IFPDT chiede di distruggere i moduli e gli allegati dei candidati non scelti, salvo una giustificazione precisa come una lista d'attesa accettata dalla persona. La legge sulla protezione dei dati (LPD, in tedesco DSG) prevede che i dati personali siano distrutti o resi anonimi appena non servono più. Conservate solo una breve nota sulla decisione: i criteri, la data e il motivo della scelta.
9. Cosa non usare mai
Non ordinate mai per nazionalità od origine, colore della pelle, religione, stato civile o situazione familiare, gravidanza, età, genere, orientamento sessuale, disabilità, salute od opinioni politiche. Nessuno di questi elementi dice se una persona può pagare la pigione e avere cura dell'appartamento. Attenzione anche ai sostituti nascosti: un nome, una lingua madre o un vecchio codice postale possono sostituire di nascosto una caratteristica protetta. Vedi la discriminazione nella scelta degli inquilini.
Quali strumenti aiutano
E-mail e foglio di calcolo. Gratuito, ma ogni dossier arriva in una forma diversa, controlli e rifiuti si fanno a mano e cancellare tutti gli allegati da caselle di posta e dischi richiede disciplina.
Moduli dei portali. Alcuni portali offrono moduli di candidatura online sui propri annunci, il che vi dà il modulo standard del passo 2. Verificate cosa offre ognuno per ordinare, rifiutare e cancellare.
Strumenti dedicati alle candidature, come aptari. La frase di aptari per le amministrazioni: «I portali vi danno una casella di posta. aptari vi dà una shortlist ordinata: ogni candidato valutato con le stesse regole, con le motivazioni visibili. Decidete voi.» Per gli annunci che pubblicate su aptari:
- Passo 1: fissate rapporto reddito/pigione, dimensione del nucleo, animali, fumo, parcheggio e data d'entrata; un controllo di equità blocca prima della pubblicazione i filtri su caratteristiche protette.
- Passo 2: i candidati si candidano con il loro Tenant Passport, il dossier che preparano una sola volta. Così ogni candidatura ha la stessa struttura e non manca nulla.
- Passi 4 e 5: ogni candidato riceve un Match Score da 0 a 100 con le motivazioni visibili, e la casella è ordinata per idoneità. Nel piano Enterprise, Document AI verifica certificato di salario, estratto esecuzioni e documento d'identità e segnala le incoerenze con un motivo; House rules verifica i vostri requisiti per ogni candidato; il Briefing Agent fornisce ogni giorno una shortlist ordinata per annuncio attivo.
- Passo 6: Live Tours, visite video dal vivo nel browser senza app, con inviti e promemoria automatici (Growth: 20 al mese, fino a 50 partecipanti ciascuna; Enterprise: 50 al mese, fino a 200).
- Passo 7: nel piano Enterprise, con la Selection Bridge scegliete l'inquilino e decidete su tutti gli altri, uno per uno o tutti insieme; aptari invia poi l'accettazione e rifiuti cortesi nella lingua di ogni candidato. Nulla parte senza la vostra decisione, e ogni passo resta tracciato.
- Passo 8: le candidature rifiutate, ritirate e concluse vengono cancellate completamente 30 giorni dopo la decisione.
Il punteggio ordina, non decide. Piani: Starter CHF 0 (1 annuncio attivo), Growth CHF 499 al mese a prezzo di lancio (prezzo regolare CHF 999, 10 annunci attivi), Enterprise da CHF 1'999 al mese; nessuna tassa d'installazione, nessun costo per candidato, nessuna provvigione, IVA svizzera inclusa. Ancora nessun collegamento con i software di gestione immobiliare (ERP); l'esportazione CSV funziona già oggi. Vedi aptari per le amministrazioni e un confronto dei software per la scelta degli inquilini.
Informazione generale, non consulenza legale.
Ultimo controllo: 15 ottobre 2026.