Wenn eine Wohnung 100 und mehr Bewerbungen auslöst, ist nicht die Wahl schwierig, sondern alle innert Tagen fair zu lesen, zu vergleichen und zu beantworten, ohne ein Dossier zu verlieren oder Daten zu behalten, die du nicht behalten solltest. Die Bewerbungsflut kommt vom Markt: Am 1. Juni 2026 standen schweizweit 0.93% der Wohnungen leer, in der Stadt Zürich 0.11% und im Kanton Genf 0.31% (BFS Leerwohnungszählung 1. Juni 2026). Dieser Ablauf funktioniert für eine Verwaltung, eine Agentur oder private Vermietende, mit jedem Werkzeug.
1. Anforderungen festlegen, bevor das Inserat online geht
Schreib ins Inserat, was die Wohnung braucht: das erwartete Verhältnis von Einkommen zu Miete, die Haushaltsgrösse, die zu den Zimmern passt, Haustiere, Rauchen und den Einzugstermin. Das sind später die Regeln, nach denen du sortierst. Frag in dieser Phase nur ab, was das Merkblatt des Datenschutzbeauftragten erlaubt (EDÖB, Merkblatt zu Anmeldeformularen für Mietwohnungen, 15. Juli 2025): Identität und Kontaktangaben, Geburtsdatum, Schweizer oder Ausländer mit Art der Bewilligung, Beruf, Arbeitgeber und Einkommen, Anzahl einziehender Personen, Haustiere und eine Kopie des Betreibungsauszugs. Siehe was du Mietinteressenten fragen darfst.
2. Ein einheitliches Formular statt freier E-Mails
Freie E-Mails kommen in hundert Formen, oft fehlt die Hälfte der Angaben. Nutze ein Formular mit denselben Feldern für alle und nur einen Kanal, dann werden Bewerbungen vergleichbar. Laut EDÖB-Merkblatt dürfen Belege wie eine ID-Kopie oder Lohnabrechnungen grundsätzlich nur von der ausgewählten Mieterschaft verlangt werden, Referenzen nur bei Personen in der engeren Auswahl. Das Formular fragt also die Grunddaten ab, die Belege kommen später.
3. Die Bewerbungsfrist schliessen oder begrenzen
Schreib ins Inserat, bis wann du Bewerbungen annimmst, oder dass du nach einer festgelegten Zahl vollständiger Bewerbungen schliesst, und halte dich daran. Beurteile jede vollständige Bewerbung, die rechtzeitig eingeht, nach denselben Regeln; der Eingangszeitpunkt allein sollte nicht entscheiden.
4. Zuerst Vollständigkeit, dann Passung
Mach zwei Durchgänge. Zuerst fragst du nur eines: Ist das Formular vollständig und der Betreibungsauszug dabei? Bei Lücken gibt es eine kurze Erinnerung mit Frist, für alle gleich, oder die Bewerbung wird zur Seite gelegt. Danach prüfst du die Passung zu den veröffentlichten Anforderungen: Einkommen zur Miete, Haushaltsgrösse zu den Zimmern, Haustiere, Einzugstermin.
5. Alle nach denselben schriftlichen Regeln sortieren
Ordne die verbleibenden Bewerbenden nach den Regeln aus Schritt 1, für jede Person in derselben Reihenfolge, und halte zu jeder Platzierung eine Zeile mit dem Grund fest, auch wie du einen Gleichstand aufgelöst hast. Schriftliche Gründe halten das Team einheitlich und erlauben dir, die Wahl zu erklären, wenn jemand nachfragt. Siehe wie du Mietbewerber fair rankst.
6. Gruppenbesichtigungen oder Live-Video-Besichtigungen für die Shortlist
Zeig die Wohnung nur der Shortlist, in einer oder zwei Gruppenbesichtigungen oder per Live-Video für Personen, die nicht vor Ort sein können. Referenzen holst du jetzt ein, und nur für die Personen in der engeren Auswahl; die vollständigen Belege folgen von der Person, die du auswählst.
7. Entscheiden, dann allen anderen rasch und höflich absagen
Ein Mensch entscheidet, nicht eine Formel in der Tabelle. Sobald die gewählte Person zugesagt hat, schickst du allen anderen eine kurze, höfliche Nachricht, dass die Wohnung vergeben ist; das erspart ihnen tagelanges Warten. Du kannst ein oder zwei Personen als Reserve behalten, bis der Mietvertrag unterschrieben ist, wenn du es ihnen sagst.
8. Die übrigen Dossiers löschen und den Entscheid kurz festhalten
Nach Vertragsabschluss sind gemäss EDÖB-Merkblatt die Formulare und Beilagen der nicht berücksichtigten Bewerbenden zu vernichten, ausser es gibt einen konkreten Grund wie eine Warteliste, der die Person zugestimmt hat. Das Datenschutzgesetz (DSG) verlangt, dass Personendaten vernichtet oder anonymisiert werden, sobald sie nicht mehr nötig sind. Behalte nur eine kurze Notiz zum Entscheid: die Kriterien, das Datum und den Grund für die Wahl.
9. Was du nie verwenden darfst
Sortiere nie nach Nationalität oder Herkunft, Hautfarbe, Religion, Zivil- oder Familienstand, Schwangerschaft, Alter, Geschlecht, sexueller Orientierung, Behinderung, Gesundheit oder politischen Ansichten. Nichts davon sagt, ob jemand die Miete zahlen und zur Wohnung Sorge tragen kann. Achte auch auf versteckte Stellvertreter: Ein Name, eine Muttersprache oder eine frühere Postleitzahl können still für ein geschütztes Merkmal stehen. Siehe Diskriminierung bei der Mieterauswahl.
Welche Werkzeuge helfen
E-Mail und eine Tabelle. Kostenlos, aber jedes Dossier kommt in einer anderen Form, Prüfung und Absagen sind Handarbeit, und alle Beilagen aus Postfächern und Laufwerken zu löschen braucht Disziplin.
Formulare der Portale. Einige Portale bieten auf ihren eigenen Inseraten Online-Bewerbungsformulare an, damit hast du das einheitliche Formular aus Schritt 2. Prüf, was das jeweilige Portal beim Sortieren, Absagen und Löschen bietet.
Spezialisierte Bewerbertools wie aptari. Der Satz von aptari für Verwaltungen: «Portale liefern dir einen Posteingang. aptari liefert dir eine sortierte Shortlist: alle Bewerbenden nach denselben Regeln bewertet, mit sichtbarer Begründung. Du entscheidest.» Für Inserate, die du auf aptari veröffentlichst:
- Schritt 1: Du legst Einkommensverhältnis, Haushaltsgrösse, Haustiere, Rauchen, Parkplatz und Einzugstermin fest; ein Fairness-Check blockiert vor dem Veröffentlichen Filter auf geschützte Merkmale.
- Schritt 2: Mietinteressenten bewerben sich mit ihrem Tenant Passport, dem Dossier, das sie einmal vorbereiten. So hat jede Bewerbung denselben Aufbau, und nichts fehlt.
- Schritte 4 und 5: Alle Bewerbenden bekommen einen Match Score von 0 bis 100 mit sichtbaren Gründen, und der Posteingang ist nach Passung sortiert. Im Enterprise-Plan prüft Document AI Lohnausweis, Betreibungsauszug und ID und markiert Unstimmigkeiten mit Begründung; House rules prüft deine Anforderungen bei allen Bewerbenden; der Briefing Agent liefert täglich eine sortierte Shortlist pro aktivem Inserat.
- Schritt 6: Live Tours, Live-Video-Besichtigungen im Browser ohne App, Einladungen und Erinnerungen gehen automatisch raus (Growth: 20 pro Monat mit je bis zu 50 Teilnehmenden; Enterprise: 50 pro Monat mit bis zu 200).
- Schritt 7: Im Enterprise-Plan wählst du mit der Selection Bridge die Mieterschaft und entscheidest über alle anderen, einzeln oder alle auf einmal; aptari verschickt danach die Zusage und höfliche Absagen in der Sprache der jeweiligen Person. Ohne deinen Entscheid wird nichts verschickt, und alles ist lückenlos protokolliert.
- Schritt 8: Abgelehnte, zurückgezogene und beendete Bewerbungen werden 30 Tage nach dem Entscheid vollständig gelöscht.
Der Score sortiert, er entscheidet nicht. Pläne: Starter CHF 0 (1 aktives Inserat), Growth CHF 499 pro Monat zum Launch-Preis (regulär CHF 999, 10 aktive Inserate), Enterprise ab CHF 1'999 pro Monat; keine Einrichtungsgebühr, keine Gebühr pro Bewerbung, keine Provision, inklusive Schweizer MWST. Noch keine Anbindung an Bewirtschaftungssoftware (ERP); der CSV-Export funktioniert heute. Siehe aptari für Verwaltungen und einen Vergleich von Software für die Mieterauswahl.
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
Zuletzt geprüft: 15. Oktober 2026.