Quand un logement attire 100 candidatures ou plus, le plus difficile n'est pas de choisir. C'est de tout lire, comparer et répondre équitablement en quelques jours, sans perdre de dossier ni garder des données que vous ne devriez pas garder. La pression vient du marché : au 1er juin 2026, 0.93% des logements étaient vacants en Suisse, 0.11% en ville de Zurich et 0.31% dans le canton de Genève (BFS Leerwohnungszählung 1. Juni 2026). Cette procédure fonctionne pour une régie, une agence ou un bailleur privé, quel que soit l'outil.
1. Fixer les exigences avant la mise en ligne de l'annonce
Publiez dans l'annonce ce que le logement demande : le rapport revenu/loyer attendu, la taille de ménage adaptée aux pièces, les animaux, le tabac et la date d'entrée. Ce seront ensuite vos règles de tri. À ce stade, ne demandez que ce que permet l'aide-mémoire du Préposé fédéral à la protection des données (PFPDT, Merkblatt zu Anmeldeformularen für Mietwohnungen, 15 juillet 2025) : identité et coordonnées, date de naissance, suisse ou étranger avec le type de permis, profession, employeur et revenu, nombre de personnes qui emménagent, animaux, et une copie de l'extrait des poursuites. Voir ce que vous pouvez demander aux locataires.
2. Un formulaire standard plutôt que des e-mails libres
Les e-mails libres arrivent sous cent formes, souvent avec la moitié des réponses manquantes. Utilisez un formulaire avec les mêmes champs pour tous, et un canal, pas plusieurs : les candidatures deviennent comparables. Selon l'aide-mémoire du PFPDT, les justificatifs comme la copie de la pièce d'identité ou les fiches de salaire ne peuvent en principe être demandés qu'à la personne retenue, et les références ne se prennent qu'auprès des candidats sérieusement envisagés. Le formulaire demande donc les données de base ; les justificatifs viennent plus tard.
3. Clore ou plafonner le délai de candidature
Indiquez dans l'annonce jusqu'à quand vous acceptez les candidatures, ou que vous fermez l'appel après un nombre fixé de dossiers complets, et tenez-vous-y. Jugez chaque dossier complet reçu à temps selon les mêmes règles ; l'heure d'arrivée ne devrait pas suffire à décider.
4. Vérifier d'abord que le dossier est complet, puis l'adéquation
Faites deux passages. D'abord, une question : le formulaire est-il complet et l'extrait des poursuites joint ? En cas de lacune, un bref rappel avec un délai, le même pour tous, ou le dossier est mis de côté. Ensuite, vérifiez l'adéquation avec les exigences publiées : revenu par rapport au loyer, taille du ménage par rapport aux pièces, animaux, date d'entrée.
5. Classer tout le monde selon les mêmes règles écrites
Classez les candidats restants selon les règles de l'étape 1, dans le même ordre pour chaque personne, et notez en une ligne la raison de chaque place, y compris la façon dont vous avez départagé une égalité. Des raisons écrites gardent l'équipe cohérente et vous permettent d'expliquer le choix si un candidat le demande. Voir comment classer les candidats équitablement.
6. Visites groupées ou visites vidéo en direct pour la liste restreinte
Ne montrez le logement qu'à la liste restreinte, lors d'une ou deux visites groupées ou d'une visite vidéo en direct pour les personnes qui ne peuvent pas venir sur place. Les références se prennent maintenant, et pour ces personnes sérieusement envisagées ; les justificatifs complets suivent de la part de la personne que vous retenez.
7. Décider, puis répondre vite et poliment à tous les autres
Une personne décide, pas une formule de tableur. Dès que la personne choisie a confirmé, envoyez à tous les autres un message court et poli indiquant que le logement est attribué ; cela leur épargne des jours d'attente. Vous pouvez garder une ou deux personnes en réserve jusqu'à la signature du bail, si vous le leur dites.
8. Effacer les autres dossiers et garder une brève trace de la décision
Après la signature du bail, l'aide-mémoire du PFPDT demande de détruire les formulaires et annexes des candidats non retenus, sauf justification précise comme une liste d'attente acceptée par la personne. La loi sur la protection des données (LPD, en allemand DSG) prévoit que les données personnelles sont détruites ou anonymisées dès qu'elles ne sont plus nécessaires. Ne gardez qu'une brève note sur la décision : les critères, la date et la raison du choix.
9. Ce que vous ne devez jamais utiliser
Ne classez jamais selon la nationalité ou l'origine, la couleur de peau, la religion, l'état civil ou la situation familiale, la grossesse, l'âge, le genre, l'orientation sexuelle, le handicap, la santé ou les opinions politiques. Aucun de ces éléments ne dit si quelqu'un peut payer le loyer et prendre soin du logement. Méfiez-vous aussi des substituts cachés : un nom, une langue maternelle ou un ancien code postal peuvent remplacer discrètement une caractéristique protégée. Voir la discrimination dans la sélection des locataires.
Quels outils aident
E-mail et tableur. Gratuit, mais chaque dossier arrive sous une autre forme, contrôles et refus se font à la main, et effacer toutes les pièces jointes des boîtes mail et des disques demande de la discipline.
Formulaires des portails. Certains portails proposent des formulaires de candidature en ligne sur leurs propres annonces, ce qui vous donne le formulaire standard de l'étape 2. Vérifiez ce que chacun offre pour trier, refuser et effacer.
Outils dédiés aux candidatures, comme aptari. La phrase d'aptari pour les régies : « Les portails vous livrent une boîte de réception. aptari vous livre une shortlist classée : chaque candidat évalué selon les mêmes règles, avec les raisons affichées. Vous décidez. » Pour les annonces que vous publiez sur aptari :
- Étape 1 : vous fixez le rapport revenu/loyer, la taille du ménage, les animaux, le tabac, le stationnement et la date d'entrée ; un contrôle d'équité bloque avant publication les filtres sur des caractéristiques protégées.
- Étape 2 : les candidats postulent avec leur Tenant Passport, le dossier qu'ils préparent une fois pour toutes. Chaque candidature a ainsi la même structure, sans pièce manquante.
- Étapes 4 et 5 : chaque candidat reçoit un Match Score de 0 à 100 avec les raisons affichées, et la boîte de réception est triée par adéquation. Dans l'offre Enterprise, Document AI vérifie le certificat de salaire, l'extrait des poursuites et la pièce d'identité, et signale les incohérences avec une raison ; House rules vérifie vos exigences pour chaque candidat ; le Briefing Agent fournit chaque jour une shortlist classée par annonce active.
- Étape 6 : Live Tours, des visites vidéo en direct dans le navigateur, sans application, avec invitations et rappels automatiques (Growth : 20 par mois, jusqu'à 50 participants chacune ; Enterprise : 50 par mois, jusqu'à 200).
- Étape 7 : dans l'offre Enterprise, la Selection Bridge vous permet de choisir le locataire et de décider pour tous les autres, un par un ou tous à la fois ; aptari envoie ensuite l'acceptation et des refus polis dans la langue de chaque candidat. Rien n'est envoyé sans votre décision, et une piste d'audit complète est tenue.
- Étape 8 : les candidatures refusées, retirées et terminées sont entièrement supprimées 30 jours après la décision.
Le score trie, il ne décide pas. Offres : Starter CHF 0 (1 annonce active), Growth CHF 499 par mois au prix de lancement (prix normal CHF 999, 10 annonces actives), Enterprise dès CHF 1'999 par mois ; pas de frais de mise en place, pas de frais par candidat, pas de commission, TVA suisse incluse. Pas encore de lien avec un logiciel de gérance (ERP) ; l'export CSV fonctionne aujourd'hui. Voir aptari pour les régies et une comparaison des logiciels de sélection des locataires.
Information générale, pas un conseil juridique.
Dernière vérification : 15 octobre 2026.