§ 1

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei Suoi dati personali è:
Prioplan GmbH
Stauffacherstrasse 60
8004 Zürich
Schweiz

Telefono: +41 78 751 22 86
E-mail: info@aptari.ai
IDE: CHE-412.789.980

§ 2

2. Quali dati trattiamo

Trattiamo le seguenti categorie di dati personali:

Contatto: nome, e-mail, telefono (facoltativo)
Prova di accettazione: data, ora e versione delle Condizioni generali e di questa informativa che ha accettato al momento della registrazione
Profilo: nazionalità, stato civile, situazione lavorativa, datore di lavoro, stipendio annuo lordo, stato di fumatore, animali domestici, composizione del nucleo familiare
Preferenze di ricerca: città di destinazione, tetto di affitto, numero minimo di stanze, must-have, finestra di trasloco
Documenti: certificato di salario, estratto del registro esecuzioni (Betreibungsauszug), documento d'identità, lettere di referenza · conservati cifrati a riposo (AES-256)
Dati delle candidature: candidature inviate tramite aptari, stato, lettere di motivazione, registri di consenso per candidatura, risposte inserite nel modulo di candidatura manuale (nome, indirizzo, nucleo familiare, datore di lavoro, reddito, referenze del locatore, motivo del trasloco) e i documenti allegati a una candidatura
Dati di punteggio: risultati del Match Score e relative scomposizioni, conservati in modo immutabile in un log di audit
Dati di pagamento: piano di abbonamento e stato di fatturazione. I dati di carta e conto sono trattati direttamente da Stripe; noi non li vediamo mai.
Verifica per le cooperative di abitazione (solo account di amministrazioni): quando un account chiede il piano Enterprise gratuito per le cooperative di abitazione, trattiamo il nome della cooperativa secondo il registro di commercio, il suo numero IDI (UID), il collegamento alla voce corrispondente del nostro elenco delle cooperative di abitazione svizzere (se esiste), eventuali osservazioni e l'esito della verifica con data e persona che l'ha eseguita. Confrontiamo i dati con il registro di commercio pubblico (Zefix). Gli statuti che chiediamo per e-mail servono solo a questa verifica.
Dati di utilizzo: file di log, indirizzo IP, informazioni sul browser, preferenza di lingua

§ 3

3. Come utilizziamo i Suoi dati

3.1 Match Score · deterministico, non IA

Il Match Score di ogni annuncio è calcolato da un algoritmo deterministico sviluppato internamente (l'Aptari Engine). Produce un punteggio da 0 a 100 su quattro dimensioni: copertura del reddito (stipendio lordo ÷ 12 × affitto mensile), completezza del Passport (numero di documenti obbligatori verificati), compatibilità di stile di vita (animali / fumatore / famiglia) e criteri del locatore (corrispondenza con i criteri pubblicati dall'agenzia). Il Match Score non utilizza alcun modello linguistico né IA generativa. È pura matematica. Il calcolo completo viene registrato nel nostro log di audit (Sezione 7) e Lei ha il diritto a una scomposizione completa in qualsiasi momento (Sezione 6.4). Il tipo di permesso non viene mai letto. Un diritto di soggiorno dichiarato dall'utente conta solo dove un annuncio lo richiede. La dimensione del nucleo familiare viene confrontata con il numero di locali e l'occupazione massima dell'appartamento.

3.2 Verifica dei documenti: Google Gemini (Google LLC, USA), fallback Anthropic Claude

Quando carica documenti nel Suo Tenant Passport, Google Gemini (`gemini-3-flash-preview`) li legge ed estrae campi strutturati (importo del reddito, data del documento, corrispondenza del nome, storico esecuzioni). Inviamo un prompt minimo e privo di caratteristiche protette. Il fornitore vede solo il documento e quel prompt, nient'altro su di Lei. Se Gemini non è disponibile al momento del caricamento, la verifica semplicemente non riesce e può essere ripetuta in seguito; per la verifica al caricamento non viene utilizzato alcun altro fornitore. Quando il Suo Match Score viene calcolato per un'agenzia, il controllo dei documenti utilizza Google Gemini come fornitore primario e Anthropic Claude (`claude-sonnet-4-5`) come fallback: Claude riceve i documenti solo se Gemini ha avuto un guasto, esattamente un fornitore produce il risultato e il nostro log di audit (Sezione 7) registra quale. Residenza dei dati: UE per Gemini; il fallback Claude elabora negli USA con clausole contrattuali standard UE. Opt-out dal training: applicato per entrambi i fornitori; ciascuno viene attivato in produzione solo dopo la conferma del suo DPA e della clausola di no-training da parte del nostro consulente legale.

3.3 Lettere di motivazione · Google Gemini

Quando chiede ad aptari di redigere una lettera di motivazione, inviamo a Gemini il riepilogo del Suo profilo, il contesto dell'annuncio e il tono scelto. Gemini restituisce una bozza che Lei può modificare. La bozza è Sua. Gemini non la conserva.

3.4 Traduzione · Google Gemini

Quando chiede di tradurre una lettera di motivazione salvata fra tedesco, inglese, francese o italiano, la inviamo a Gemini per la traduzione. Nessuna conservazione.

3.5 Spiegazione del Match Score · Google Gemini

Dopo che l'Aptari Engine ha calcolato il Suo Match Score per uno specifico annuncio, chiediamo a Google Gemini di generare una breve spiegazione leggibile. La spiegazione contiene un riepilogo della Sua compatibilità, 2-3 punti di forza ("highlights"), 1-2 attenzioni ("concerns") con frasi attenuanti suggerite per la lettera di motivazione e un consiglio operativo. Per produrre questo, Gemini riceve: nome e cognome, stipendio lordo, rapporto stipendio/affitto, datore di lavoro, titolo professionale, stato fumatore/animali/composizione del nucleo, stato di verifica dei documenti e completezza del dossier, insieme ai dati dell'annuncio e ai criteri pubblicati dall'agenzia. Gemini **non** riceve alcuna caratteristica protetta (razza, etnia, nazionalità, religione, genere, orientamento sessuale, età, disabilità, gravidanza, stato familiare, stato civile, lingua di origine): questi campi sono esplicitamente esclusi dal prompt e l'esclusione è applicata in tre livelli del nostro codice. **Importante: sia Lei sia l'agenzia vedono questo output.** I punti di forza e le attenzioni vengono salvati con la candidatura e mostrati all'agenzia quando esamina il Suo dossier. L'agenzia utilizza questo materiale per decidere se inserirLa nella shortlist, invitarLa a una visita o selezionarLa come inquilino. Ai sensi dell'art. 86 del Regolamento UE sull'IA e dell'art. 22 del GDPR, ciò costituisce un trattamento automatizzato che La riguarda in modo significativo: Lei ha diritto a una spiegazione leggibile (sempre disponibile su /dashboard/scores/[scoreId]), il diritto di contestare la spiegazione, il diritto di chiedere una revisione umana da parte dell'agenzia e il diritto di rinunciare completamente alla spiegazione IA (direttamente nel Suo account: Impostazioni → Privacy → Valutazione IA. Se disattivata, per le Sue candidature non vengono calcolati né un Match Score né una spiegazione Gemini, candidarsi resta possibile). Il punteggio fornito da Gemini viene scartato; viene salvato solo quello dell'Aptari Engine.

3.6 Agente IA (piano Ultra, opt-in)

Se ha un abbonamento Ultra e attiva esplicitamente l'Agente IA, il nostro backend si attiva ogni 10 minuti. Per ogni nuovo annuncio di un partner aptari nel Suo raggio di ricerca, l'agente esegue l'Aptari Engine e la spiegazione di Gemini. Quando il Suo punteggio è pari o superiore all'80%, il Suo Passport è verificato e l'annuncio proviene da un'agenzia partner aptari, l'agente invia la Sua candidatura tramite Passport Apply. L'agente è limitato a 15 candidature al giorno (valore predefinito 10). Può metterlo in pausa in qualsiasi momento. L'agente non opera sui portali di terze parti (Homegate, Flatfox, ecc.): tali annunci vengono segnalati per la presa in carico manuale.

3.7 Altre finalità

Funzionamento della piattaforma, elaborazione dei pagamenti, comunicazione con Lei e adempimento di obblighi legali (LPD art. 31, GDPR art. 6 par. 1 lett. c).

3.8 Controllo delle regole della casa · deterministico, nessuna IA

Le agenzie con il piano Enterprise possono stabilire regole della casa: un reddito minimo (2.5, 3 o 3.5 volte l'affitto mensile), un estratto del registro delle esecuzioni pulito, documenti obbligatori verificati (documento d'identità, certificato di salario, estratto delle esecuzioni), il diritto di soggiorno in Svizzera, nessun fumatore, nessun animale domestico, un numero minimo e massimo di persone e una referenza caricata del precedente locatore. aptari confronta automaticamente, senza IA, questi requisiti con i Suoi dati: salario lordo, indicazioni su fumo e animali, numero di persone nel nucleo, indicazione sul diritto di soggiorno, stato di verifica dei Suoi documenti incluso se sono state trovate esecuzioni aperte, e se è stata caricata una lettera di referenza. Il risultato (soddisfatto, non soddisfatto o sconosciuto) Lei lo vede sull'annuncio; l'agenzia lo vede con la Sua candidatura. Se ha nascosto i Suoi documenti alle agenzie, le regole basate sui documenti appaiono all'agenzia come non condivise. Il controllo in sé non cambia il Suo Match Score e non respinge nessuna candidatura; reddito, diritto di soggiorno, fumatori, animali e numero di persone contano anche nel Match Score come descritto nella sezione 3.1. Età, origine, stato civile e familiare e altre caratteristiche protette non sono mai regole della casa (sezione 8). I Suoi diritti secondo la sezione 6.4 valgono anche per questo controllo.

§ 4

4. Base giuridica

Trattiamo i Suoi dati sulle seguenti basi giuridiche:

Il Suo consenso (LPD art. 6 cpv. 6 / GDPR art. 6 par. 1 lett. a) · per il trattamento IA dei documenti, le bozze IA delle lettere di motivazione e l'Agente IA
Esecuzione del contratto (GDPR art. 6 par. 1 lett. b) · per fornire la piattaforma cui si è iscritto
Interesse legittimo (GDPR art. 6 par. 1 lett. f) · sicurezza della piattaforma, prevenzione frodi e conservazione del log di audit

Può revocare qualsiasi consenso in qualsiasi momento. La revoca non incide sulla liceità del trattamento già svolto.

§ 5

5. Chi altro tratta i Suoi dati

Utilizziamo i seguenti fornitori di servizi che possono trattare i Suoi dati per nostro conto sulla base di accordi di trattamento dei dati:

Supabase (residenza UE per i dati di produzione, Francoforte) · database, autenticazione, archiviazione file
Stripe (USA, Irlanda) · elaborazione pagamenti. Non vediamo mai i dati della Sua carta.
Google Gemini (Google LLC, USA, clausole contrattuali standard UE; esclusione dall'addestramento) · secondo le sezioni da 3.2 a 3.5
Anthropic Claude (USA, con clausole contrattuali standard UE): esclusivamente come fallback della verifica dei documenti, come da Sezione 3.2. Opt-out dal training applicato.
Resend (USA) · invio di e-mail transazionali (verifica, e-mail di benvenuto, reset password, aggiornamenti candidature). L'e-mail Passport Apply al locatore contiene nome, indirizzo, numero di telefono, datore di lavoro e reddito lordo.
Vercel (USA, con edge UE) · hosting dell'applicazione e analisi web senza cookie
Sentry (regione UE) · monitoraggio degli errori; riceve rapporti tecnici che possono contenere identificativi dell'account, mai contenuti dei documenti; indirizzi e-mail e nomi di file vengono rimossi prima dell'invio
Corrispondenza commerciale con le agenzie · Quando contattiamo agenzie immobiliari, Anthropic Claude e Google Gemini trattano i loro dati di contatto pubblici e le risposte (redazione, classificazione), e il gestore riceve le relative notifiche tramite Telegram (Telegram Messenger Inc., EAU/USA).
Hetzner (Germania) · server per le visite video in diretta (Jitsi)
Upstash · limitazione delle richieste; conserva solo contatori tecnici di breve durata
Cal.com (USA/UE) · prenotazione di demo con le agenzie
ScrapFly (USA) · recupero di pagine pubbliche di annunci; non tratta dati degli utenti

Per i fornitori al di fuori di Svizzera e SEE, ci basiamo sulle clausole contrattuali standard UE e, ove applicabile, sul Quadro UE-USA per la protezione dei dati. Nei flussi rivolti agli inquilini, Anthropic opera esclusivamente come fallback della verifica dei documenti descritto nella Sezione 3.2. Non utilizziamo OpenAI o altri fornitori di modelli linguistici di grandi dimensioni in alcun flusso rivolto agli inquilini.

§ 6

6. I Suoi diritti

Ai sensi dell'art. 25 LPD e degli artt. 15-22 GDPR ha i seguenti diritti:

6.1 Accesso

Può richiedere una copia di tutti i dati personali in nostro possesso. Nel Suo account: Impostazioni → Zona pericolosa → Scarica i miei dati. Oppure via e-mail a info@aptari.ai.

6.2 Rettifica

Può correggere i dati inesatti direttamente nel Suo account o richiedendolo a info@aptari.ai.

6.3 Cancellazione (diritto all'oblio)

Può richiedere in qualsiasi momento la cancellazione del Suo account e di tutti i dati personali: Impostazioni → Zona di pericolo → Elimina account. Gli account degli inquilini vengono cancellati immediatamente. Gli account delle agenzie vengono cancellati dopo un periodo di 7 giorni, durante il quale un nuovo accesso annulla la cancellazione. Le candidature già ricevute da un'agenzia restano sotto la responsabilità di quell'agenzia in materia di protezione dei dati (sezione 5); aptari rimuove tuttavia i relativi documenti dall'accesso dell'agenzia.

6.4 Diritto a una spiegazione (Regolamento UE sull'IA art. 86 + GDPR art. 22)

Quando una decisione automatizzata La riguarda · nello specifico un Match Score inferiore alla soglia di un'agenzia che impedisce di entrare nella shortlist, o la decisione dell'Agente IA di saltare o candidarsi su un annuncio · ha il diritto di ricevere una spiegazione leggibile della decisione, di contestarla e di ottenere una revisione umana. La scomposizione completa del punteggio per ogni annuncio è disponibile in modo permanente su /dashboard/scores/[scoreId].

6.5 Portabilità

Può scaricare i Suoi dati in formato JSON leggibile da Impostazioni → Zona pericolosa → Scarica i miei dati.

6.6 Revoca del consenso

Può revocare qualsiasi consenso specifico (trattamento IA di nuovi documenti, lettere IA, esecuzioni dell'Agente IA) in qualsiasi momento scrivendo a info@aptari.ai. La valutazione IA delle Sue candidature si disattiva direttamente nel Suo account: Impostazioni → Privacy → Valutazione IA. Da quel momento non viene più calcolato alcun Match Score, candidarsi resta possibile.

6.7 Reclamo

Può presentare un reclamo all'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) o a qualsiasi autorità di controllo dell'UE.

§ 7

7. Log di audit e conservazione

Manteniamo le seguenti registrazioni:

Log di audit del punteggio (`scoring_audit_log`): ogni Match Score viene registrato con snapshot degli input, criteri dell'agenzia, identificatore del modello (versione dell'Aptari Engine più fornitore e modello della verifica dei documenti: Gemini oppure, in caso di fallback, Anthropic Claude) e timestamp. Immutabile. Conservato 7 anni. Può leggere le Sue righe.
Audit di accesso ai documenti (`document_views_audit`): ogni volta che un'agenzia visualizza un Suo documento viene scritta una riga con timestamp, agenzia, documento e contesto della candidatura. Conservato 7 anni.
Consenso per candidatura (`ai_processing_consents`, `document_access_grants`): ambito, timestamp e durata della concessione. Conservato per la durata della candidatura più 7 anni.
Dati delle candidature: le candidature presso le agenzie partner aptari restano conservate finché sono aperte. Le candidature rifiutate o ritirate vengono archiviate 30 giorni dopo la decisione e scompaiono dalla Sua panoramica; l'archivio in sola lettura viene conservato per 7 anni. Le candidature inviate a portali terzi al di fuori di aptari vengono cancellate completamente 30 giorni dopo l'invio.
Dati dell'account: conservati finché l'account è attivo; gli account degli inquilini vengono cancellati immediatamente alla chiusura, quelli delle agenzie 7 giorni dopo la richiesta (vedi 6.3).
Registri di pagamento: conservati per il periodo legalmente richiesto di 10 anni ai sensi del diritto commerciale svizzero.
Verifica per le cooperative di abitazione: nome, numero IDI, collegamento all'elenco ed esito restano conservati finché esiste l'account dell'amministrazione e vengono cancellati con l'account.
Analytics di marketing: conservati per un massimo di 13 mesi.
Analisi di utilizzo del prodotto: registrazione first-party senza cookie di visualizzazioni di pagina e clic (ID sessione, percorso, tipo di dispositivo, lingua, referrer). Nessun cookie, mai condivisi con terzi, archiviati nel nostro database (Supabase, UE). Conservati per un massimo di 13 mesi.
Analisi web (Vercel): statistiche aggregate e senza cookie delle visualizzazioni di pagina tramite Vercel Web Analytics, raccolte dal nostro provider di hosting. Nessun cookie, gli indirizzi IP non vengono memorizzati e l'identificativo anonimo del visitatore scade dopo 24 ore.

§ 8

8. Garanzie anti-discriminazione

Le agenzie su aptari non possono utilizzare caratteristiche protette nelle loro regole di scoring. I seguenti input sono bloccati a tre livelli del nostro codice (sanitizzatore degli input, motore di scoring, trigger Postgres): razza, etnia, nazionalità, religione, genere, orientamento sessuale, età, disabilità, gravidanza, stato familiare, stato civile, lingua, classe di permesso e lingua madre. Ogni tentativo di utilizzo di tali input viene registrato in `agency_scoring_rule_violations` e revisionato dal team compliance di aptari.

§ 9

9. Accesso ai documenti da parte delle agenzie

Le agenzie a cui Lei si candida **non ricevono mai** copie dei Suoi documenti. Le visualizzano tramite un URL firmato a breve durata (60 secondi) che scade immediatamente dopo la visualizzazione. Il download è bloccato. Ogni visualizzazione è registrata nel nostro log di audit, come da Sezione 7.

§ 10

10. Cookie

Utilizziamo cookie tecnicamente necessari per l'autenticazione e la gestione delle sessioni. Non impostiamo cookie analitici o di marketing senza il Suo consenso esplicito. L'applicazione conserva inoltre valori tecnicamente necessari nella memoria locale del browser (localStorage), ad esempio una copia delle Sue impostazioni di notifica. Se segue un invito a un team, vi viene conservato solo il token dell'invito (chiave «aptari:pendingInvite») per al massimo 14 giorni, affinché dopo la conferma del Suo indirizzo e-mail torni all'invito.

§ 11

11. Trasferimenti internazionali

Quando i Suoi dati lasciano la Svizzera o il SEE (Stripe, Resend, Vercel e il fallback Anthropic della verifica dei documenti come da Sezione 3.2), ci basiamo sulle clausole contrattuali standard UE e, ove applicabile, sul Quadro UE-USA per la protezione dei dati.

§ 12

12. Modifiche a questa informativa

Esaminiamo questa informativa trimestralmente. Le modifiche sostanziali (nuovi responsabili del trattamento, nuove categorie di dati, finalità ampliate) vengono comunicate via e-mail e richiedono un consenso rinnovato laddove la base giuridica sia il consenso.

§ 13

13. Contatti e reclami

Per qualsiasi domanda relativa alla privacy, revoca del consenso o reclamo, contatti info@aptari.ai. Può inoltre rivolgersi all'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) su edoeb.admin.ch.

Informativa sulla privacy