La regola è lo scopo, non il calendario
Né la legge sulla protezione dei dati (LPD) né il promemoria dell'IFPDT indicano un periodo in giorni o mesi per le candidature a un affitto. Entrambi legano la risposta allo scopo: Lei ha raccolto i documenti per scegliere un inquilino per un appartamento. Quando questa scelta è fatta e il contratto di locazione è firmato, lo scopo viene meno per tutti coloro che non sono stati scelti.
Cosa dicono le fonti, in ordine
- Art. 6 cpv. 3 LPD: i dati personali possono essere raccolti soltanto per uno scopo determinato e riconoscibile per la persona interessata, e possono essere trattati soltanto in modo compatibile con tale scopo.
- Art. 6 cpv. 4 LPD: sono distrutti o resi anonimi non appena non sono più necessari per tale scopo.
- Promemoria dell'IFPDT sui moduli d'iscrizione per appartamenti in locazione (aggiornato il 15 luglio 2025): conservare i dati più a lungo di quanto il trattamento richieda può violare il principio di proporzionalità.
- Stesso promemoria: dopo la firma del contratto di locazione, il locatore deve distruggere i moduli d'iscrizione degli altri candidati con tutti gli allegati, salvo una giustificazione particolare.
- Stesso promemoria: una volta affittato l'appartamento, i dati degli altri candidati devono essere distrutti il più rapidamente possibile.
Casi tipici
| Situazione | Cosa dice il promemoria dell'IFPDT |
|---|---|
| Candidato non scelto, contratto di locazione firmato | Distruggere modulo e allegati |
| Copia dell'estratto del registro delle esecuzioni di un candidato non scelto | Distruggerla insieme ai documenti di candidatura al termine della procedura di locazione |
| Lei vuole tenere il dossier per il prossimo appartamento | Solo con il consenso della persona, per esempio un'iscrizione in una lista d'attesa |
| Trasmettere un dossier a un'altra amministrazione | Solo con il consenso della persona |
Tre cose che le amministrazioni spesso trascurano
- Le copie contano. Il dossier si trova nella casella di posta condivisa, nella cartella dei download, nella stampa sulla scrivania. Distruggere significa distruggerle tutte.
- L'accesso conta anche prima della cancellazione. Il promemoria chiede che i dati dei candidati siano accessibili solo alle persone che effettuano la selezione, e al minor numero possibile.
- I candidati possono chiedere. Secondo l'art. 25 cpv. 2 lett. d LPD, a una persona che chiede l'accesso viene comunicato per quanto tempo i suoi dati sono conservati oppure, se ciò non è possibile, i criteri che determinano tale durata. Tenga pronta una risposta.
Come lo gestisce aptari
- Le candidature per un annuncio stanno in un'unica lista ordinata, non in caselle di posta personali.
- Le candidature rifiutate vengono cancellate 30 giorni dopo la decisione.
- La decisione stessa è sempre presa da una persona della Sua amministrazione. aptari non decide mai e non rifiuta mai automaticamente.
Questa è un'informazione generale, non una consulenza legale.