Massgebend ist der Zweck, nicht der Kalender
Weder das Datenschutzgesetz (DSG) noch das Merkblatt des EDÖB nennt für Wohnungsbewerbungen eine Frist in Tagen oder Monaten. Beide knüpfen die Antwort an den Zweck: Du hast die Unterlagen erhoben, um für eine Wohnung eine Mieterin oder einen Mieter zu wählen. Ist diese Wahl getroffen und der Mietvertrag unterschrieben, fällt der Zweck für alle weg, die nicht gewählt wurden.
Was die Quellen sagen, der Reihe nach
- Art. 6 Abs. 3 DSG: Personendaten dürfen nur zu einem bestimmten und für die betroffene Person erkennbaren Zweck beschafft werden und nur so bearbeitet werden, dass es mit diesem Zweck vereinbar ist.
- Art. 6 Abs. 4 DSG: Sie werden vernichtet oder anonymisiert, sobald sie zu diesem Zweck nicht mehr erforderlich sind.
- Merkblatt des EDÖB zu Anmeldeformularen für Mietwohnungen (aktualisiert am 15. Juli 2025): Daten länger aufzubewahren, als es die Bearbeitung erfordert, kann den Grundsatz der Verhältnismässigkeit verletzen.
- Dasselbe Merkblatt: Nach der Unterzeichnung des Mietvertrags muss die Vermieterin oder der Vermieter die Anmeldeformulare mit allen Beilagen der übrigen Bewerbenden vernichten, ausser es liegt eine besondere Rechtfertigung vor.
- Dasselbe Merkblatt: Ist die Wohnung vermietet, müssen die Daten der übrigen Bewerbenden möglichst rasch vernichtet werden.
Typische Fälle
| Situation | Was das Merkblatt des EDÖB sagt |
|---|---|
| Bewerberin oder Bewerber nicht gewählt, Mietvertrag unterschrieben | Formular und Beilagen vernichten |
| Kopie des Betreibungsauszugs einer nicht gewählten Person | Nach dem Vermietungsprozess zusammen mit den Bewerbungsunterlagen vernichten |
| Du willst das Dossier für die nächste Wohnung behalten | Nur mit Einwilligung der Person, zum Beispiel mit einem Eintrag in einer Warteliste |
| Ein Dossier an eine andere Verwaltung weitergeben | Nur mit Einwilligung der Person |
Drei Dinge, die Verwaltungen oft übersehen
- Kopien zählen mit. Das Dossier liegt im gemeinsamen Postfach, im Download-Ordner, als Ausdruck auf dem Pult. Vernichten heisst: alle davon.
- Auch vor dem Löschen zählt der Zugriff. Das Merkblatt verlangt, dass Daten von Bewerbenden nur den Personen zugänglich sind, die die Auswahl treffen, und möglichst wenigen.
- Bewerbende können nachfragen. Nach Art. 25 Abs. 2 lit. d DSG erfährt eine Person, die Auskunft verlangt, wie lange ihre Daten aufbewahrt werden oder, falls das nicht möglich ist, nach welchen Kriterien diese Dauer festgelegt wird. Halte eine Antwort bereit.
Wie aptari damit umgeht
- Die Bewerbungen zu einem Inserat liegen in einer sortierten Liste, nicht in persönlichen Posteingängen.
- Abgelehnte Bewerbungen werden 30 Tage nach dem Entscheid gelöscht.
- Den Entscheid selbst trifft immer ein Mensch in deiner Verwaltung. aptari entscheidet nie und sagt nie automatisch ab.
Das ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung.