La règle, c'est la finalité, pas le calendrier
Ni la loi sur la protection des données (LPD) ni l'aide-mémoire du PFPDT ne nomment une durée en jours ou en mois pour les candidatures à une location. Les deux rattachent la réponse à la finalité : vous avez collecté les documents pour choisir un locataire pour un appartement. Quand ce choix est fait et que le bail est signé, la finalité disparaît pour toutes les personnes qui n'ont pas été choisies.
Ce que disent les sources, dans l'ordre
- Art. 6 al. 3 LPD : les données personnelles ne peuvent être collectées que pour une finalité déterminée et reconnaissable pour la personne concernée, et ne peuvent être traitées que de manière compatible avec elle.
- Art. 6 al. 4 LPD : elles sont détruites ou anonymisées dès qu'elles ne sont plus nécessaires à cette finalité.
- Aide-mémoire du PFPDT sur les formulaires d'inscription pour les appartements à louer (mis à jour le 15 juillet 2025) : conserver des données plus longtemps que le traitement ne l'exige peut violer le principe de proportionnalité.
- Même aide-mémoire : après la signature du bail, le bailleur doit détruire les formulaires d'inscription des autres candidats avec toutes les annexes, sauf justification particulière.
- Même aide-mémoire : une fois l'appartement loué, les données des autres candidats doivent être détruites le plus rapidement possible.
Cas typiques
| Situation | Ce que dit l'aide-mémoire du PFPDT |
|---|---|
| Candidat non retenu, bail signé | Détruire le formulaire et les annexes |
| Copie de l'extrait du registre des poursuites d'un candidat non retenu | La détruire avec les documents de candidature après la procédure de location |
| Vous voulez garder le dossier pour le prochain appartement | Seulement avec le consentement de la personne, par exemple une inscription sur une liste d'attente |
| Transmettre un dossier à une autre régie | Seulement avec le consentement de la personne |
Trois choses que les régies oublient souvent
- Les copies comptent. Le dossier se trouve dans la boîte e-mail partagée, dans le dossier des téléchargements, dans l'impression posée sur le bureau. Détruire, c'est les détruire toutes.
- L'accès compte aussi avant la suppression. L'aide-mémoire demande que les données des candidats ne soient accessibles qu'aux personnes qui font la sélection, et au plus petit nombre possible.
- Les candidats peuvent demander. Selon l'art. 25 al. 2 let. d LPD, une personne qui demande l'accès apprend combien de temps ses données sont conservées ou, si ce n'est pas possible, les critères qui déterminent cette durée. Ayez une réponse prête.
Comment aptari s'en occupe
- Les candidatures pour une annonce se trouvent dans une seule liste triée, pas dans des boîtes de réception personnelles.
- Les candidatures refusées sont supprimées 30 jours après la décision.
- La décision elle-même est toujours prise par une personne de votre régie. aptari ne décide jamais et ne refuse jamais automatiquement.
Ceci est une information générale, pas un conseil juridique.