Un rifiuto ha due parti: il messaggio e i documenti
La maggior parte delle amministrazioni pensa alla formulazione. La parte che ha un peso giuridico è ciò che accade al dossier in seguito.
I passi
- Attenda che il contratto di locazione sia firmato. Fino ad allora la Sua seconda scelta potrebbe ancora servire.
- Informi tutti. Un breve messaggio è più corretto del silenzio e mette fine alle telefonate di sollecito.
- Mantenga una formulazione neutra. Ringrazi la persona, dica che l'appartamento è andato a qualcun altro, le auguri ogni bene.
- Distrugga i documenti. Moduli e tutti gli allegati, su carta e in ogni casella di posta e cartella.
- Conservi un dossier solo con il consenso. Per esempio per una lista d'attesa a cui il candidato ha acconsentito.
Cosa dicono le fonti
| Fonte | Cosa dice |
|---|---|
| Art. 6 cpv. 4 LPD | I dati personali sono distrutti o resi anonimi non appena non sono più necessari per lo scopo del trattamento |
| Promemoria dell'IFPDT sui moduli d'iscrizione per appartamenti in locazione (aggiornato il 15 luglio 2025) | Dopo la firma del contratto di locazione, il locatore deve distruggere i moduli d'iscrizione e tutti gli allegati degli altri candidati, salvo una giustificazione particolare, per esempio una lista d'attesa con il consenso del candidato |
| Stesso promemoria | Le copie dell'estratto del registro delle esecuzioni di tutti i candidati non scelti vanno distrutte insieme ai loro documenti di candidatura al termine della procedura di locazione |
| Stesso promemoria | Trasmettere i dati dei candidati ad altre amministrazioni, o usarli per altri appartamenti, è consentito solo con il consenso della persona |
Una formulazione neutra che può usare
«La ringraziamo per la Sua candidatura per l'appartamento all'indirizzo [indirizzo]. Abbiamo ricevuto molte candidature e abbiamo affittato l'appartamento a un altro candidato. Cancelleremo i Suoi documenti. Le auguriamo ogni successo nella Sua ricerca.»
Cosa tralasciare
Non dia alcun motivo che tocchi caratteristiche personali. Il promemoria dell'IFPDT indica che le domande su stato civile, religione o nazionalità non sono in linea di principio ammissibili su un modulo d'iscrizione, e l'art. 5 lett. c LPD annovera i dati su religione, salute e origine etnica tra i dati personali degni di particolare protezione. Un rifiuto non dovrebbe menzionarne nessuno. Non confronti il candidato con la persona che ha scelto.
Come funziona su aptari
- Lei sceglie, poi i messaggi partono. aptari non decide mai e non rifiuta mai automaticamente. La scelta la fa una persona della Sua amministrazione.
- La cancellazione è integrata. Le candidature rifiutate vengono cancellate 30 giorni dopo la decisione, così nessun vecchio dossier si accumula nelle caselle di posta.
- Una lista ordinata per annuncio tiene ogni candidatura in un unico posto, e così è chiaro cosa va cancellato.
Questa è un'informazione generale, non una consulenza legale.