Le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence a publié un aide-mémoire sur les formulaires d'inscription pour les logements loués (PFPDT, créé le 19 juin 2024, mis à jour le 15 juillet 2025). Principe directeur: ne collecter que ce qui est nécessaire au choix du locataire, en deux étapes.
Étape 1: le formulaire (toutes les personnes intéressées)
Identité et contact, date de naissance, suisse ou étranger avec type et validité du permis de séjour, profession, employeur, revenu, nombre de personnes qui emménageraient, animaux et fumeur si l'annonce a une règle, copie de l'extrait des poursuites (admise pour tous).
Étape 2: les justificatifs (la personne retenue)
Copie de la pièce d'identité, fiches ou certificat de salaire: en principe seulement auprès de la personne retenue. Exiger tous les justificatifs de tous les candidats est disproportionné. Références: seulement pour les candidats sérieusement envisagés.
Non admis
Nationalité en tant que telle (suisse ou étranger plus permis suffit), état civil, religion, santé (grossesse comprise), opinions politiques, orientation sexuelle, procédures pénales. Une photo n'est pas nécessaire; les coordonnées bancaires relèvent de la phase du contrat.
Après la signature
Les formulaires et annexes des candidats non retenus sont à détruire, sauf motif concret comme une liste d'attente acceptée par la personne.
aptari vous aide à bien faire
Les portails vous livrent une boîte de réception. aptari vous livre une shortlist classée : chaque candidat évalué selon les mêmes règles, avec les raisons affichées. Vous décidez. Match Scores par offre : Starter 5 par mois après l'essai, Growth 1'000 par mois, Enterprise illimité. Un contrôle à la création d'annonce bloque les filtres sur les caractéristiques protégées, la boîte de candidatures classe par Match Score uniquement sur ce qui peut compter (revenu par rapport au loyer, complétude du dossier, documents vérifiés, règles de l'annonce sur le tabac et les animaux).
Source: PFPDT, aide-mémoire sur les formulaires d'inscription pour les logements loués, 15 juillet 2025.
Information générale, pas un conseil juridique.