Un refus a deux parties : le message et les documents
La plupart des régies pensent à la formulation. La partie qui a un poids juridique, c'est ce qu'il advient du dossier ensuite.
Les étapes
- Attendez que le bail soit signé. D'ici là, vous pourriez encore avoir besoin de votre deuxième choix.
- Informez tout le monde. Un court message est plus correct que le silence et met fin aux appels de relance.
- Gardez une formulation neutre. Remerciez la personne, dites que l'appartement a été attribué à quelqu'un d'autre, souhaitez-lui bonne chance.
- Détruisez les documents. Les formulaires et toutes les annexes, sur papier et dans chaque boîte de réception et chaque dossier.
- Ne conservez un dossier qu'avec le consentement. Par exemple pour une liste d'attente que le candidat a acceptée.
Ce que disent les sources
| Source | Ce qu'elle dit |
|---|---|
| Art. 6 al. 4 LPD | Les données personnelles sont détruites ou anonymisées dès qu'elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement |
| Aide-mémoire du PFPDT sur les formulaires d'inscription pour les appartements à louer (mis à jour le 15 juillet 2025) | Après la signature du bail, le bailleur doit détruire les formulaires d'inscription et toutes les annexes des autres candidats, sauf justification particulière, par exemple une liste d'attente avec le consentement du candidat |
| Même aide-mémoire | Les copies de l'extrait du registre des poursuites de tous les candidats non retenus doivent être détruites avec leurs documents de candidature après la procédure de location |
| Même aide-mémoire | Transmettre les données des candidats à d'autres régies, ou les utiliser pour d'autres appartements, n'est autorisé qu'avec le consentement de la personne |
Une formulation neutre que vous pouvez utiliser
«Nous vous remercions de votre candidature pour l'appartement à l'adresse [adresse]. Nous avons reçu de nombreuses candidatures et avons loué l'appartement à un autre candidat. Nous supprimerons vos documents. Nous vous souhaitons plein succès dans votre recherche.»
Ce qu'il faut laisser de côté
Ne donnez aucun motif qui touche à des caractéristiques personnelles. L'aide-mémoire du PFPDT indique que les questions sur l'état civil, la religion ou la nationalité ne sont en principe pas admissibles sur un formulaire d'inscription, et l'art. 5 let. c LPD compte les données sur la religion, la santé et l'origine ethnique parmi les données personnelles sensibles. Un refus ne devrait en mentionner aucune. Ne comparez pas le candidat avec la personne que vous avez choisie.
Comment cela se passe sur aptari
- Vous choisissez, puis les messages partent. aptari ne décide jamais et ne refuse jamais automatiquement. Une personne de votre régie fait le choix.
- La suppression est intégrée. Les candidatures refusées sont supprimées 30 jours après la décision, de sorte qu'aucun ancien dossier ne s'accumule dans les boîtes e-mail.
- Une liste triée par annonce garde chaque candidature au même endroit, ce qui montre clairement ce qui doit être supprimé.
Ceci est une information générale, pas un conseil juridique.