Eine Absage hat zwei Teile: die Nachricht und die Unterlagen
Die meisten Verwaltungen denken an die Formulierung. Rechtlich ins Gewicht fällt, was danach mit dem Dossier geschieht.
Die Schritte
- Warte, bis der Mietvertrag unterschrieben ist. Bis dahin brauchst du deine zweite Wahl vielleicht noch.
- Informiere alle. Eine kurze Nachricht ist fairer als Schweigen und beendet die Nachfragen am Telefon.
- Bleib neutral in der Formulierung. Bedanke dich, sag, dass die Wohnung an jemand anderen gegangen ist, und wünsch alles Gute.
- Vernichte die Unterlagen. Formulare und alle Beilagen, auf Papier und in jedem Posteingang und Ordner.
- Behalte ein Dossier nur mit Einwilligung. Zum Beispiel für eine Warteliste, der die Bewerberin oder der Bewerber zugestimmt hat.
Was die Quellen sagen
| Quelle | Was sie sagt |
|---|---|
| Art. 6 Abs. 4 DSG | Personendaten werden vernichtet oder anonymisiert, sobald sie zum Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind |
| Merkblatt des EDÖB zu Anmeldeformularen für Mietwohnungen (aktualisiert am 15. Juli 2025) | Nach der Unterzeichnung des Mietvertrags muss die Vermieterin oder der Vermieter die Anmeldeformulare und alle Beilagen der übrigen Bewerbenden vernichten, ausser es liegt eine besondere Rechtfertigung vor, zum Beispiel eine Warteliste mit Einwilligung der Bewerberin oder des Bewerbers |
| Dasselbe Merkblatt | Kopien des Betreibungsauszugs aller nicht gewählten Bewerbenden sind nach dem Vermietungsprozess zusammen mit ihren Bewerbungsunterlagen zu vernichten |
| Dasselbe Merkblatt | Daten von Bewerbenden an andere Verwaltungen weiterzugeben oder für andere Wohnungen zu verwenden, ist nur mit Einwilligung der Person erlaubt |
Eine neutrale Formulierung, die du verwenden kannst
«Vielen Dank für Ihre Bewerbung für die Wohnung an der [Adresse]. Wir haben viele Bewerbungen erhalten und die Wohnung an eine andere Bewerberin oder einen anderen Bewerber vermietet. Ihre Unterlagen löschen wir. Für Ihre Suche wünschen wir Ihnen viel Erfolg.»
Was du weglassen solltest
Nenne keinen Grund, der persönliche Merkmale berührt. Das Merkblatt des EDÖB hält fest, dass Fragen nach Zivilstand, Konfession oder Nationalität auf einem Anmeldeformular grundsätzlich nicht zulässig sind, und Art. 5 lit. c DSG zählt Daten über Religion, Gesundheit und ethnische Herkunft zu den besonders schützenswerten Personendaten. Eine Absage sollte nichts davon erwähnen. Vergleiche die Bewerberin oder den Bewerber nicht mit der Person, die du gewählt hast.
So läuft das auf aptari
- Du wählst, dann gehen die Nachrichten hinaus. aptari entscheidet nie und sagt nie automatisch ab. Ein Mensch in deiner Verwaltung trifft die Wahl.
- Das Löschen ist eingebaut. Abgelehnte Bewerbungen werden 30 Tage nach dem Entscheid gelöscht, so stapeln sich keine alten Dossiers in Postfächern.
- Eine sortierte Liste pro Inserat hält alle Bewerbungen an einem Ort. So ist klar, was gelöscht werden muss.
Das ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung.