Welche Tools gibt es für Verwaltungen zur Mieterauswahl in der Schweiz?

Verwaltungen, Régies, Agenturen und private Vermietende in der Schweiz decken die Vermietung selten mit nur einem Tool ab. Meist kombinieren sie ein Inserate-Portal, ein Bewerber-Tool und die Software, in der die Mietverhältnisse geführt werden. Diese Seite ordnet die Angebote nach Art und vergleicht sie nach Kriterien, ohne einen Sieger zu küren. aptari, das diese Seite publiziert, ist eines der Tools.

Vier Arten von Tools

1. Inserate-Portale mit Bewerbungsfunktionen

• Flatfox (seit Dezember 2023 mehrheitlich im Besitz der SMG Swiss Marketplace Group): Messenger, digitales Bewerbungsformular (Link oder QR-Code an der Besichtigung), Bewerbungen im direkten Vergleich, Besichtigungsplaner, automatische Referenzprüfung, digitale Absagen, Warteliste. Für private Vermietende gratis mit bis zu zwei Inseraten gleichzeitig; Business-Pläne werden pro Objekt und Tag mit monatlichem Mindestbetrag abgerechnet, und Business Enterprise ergänzt ERP-Export, eine CRIF-Referenzprüfung und SSO.
• Homegate und ImmoScout24 (beide SMG): SMG hat im Januar 2025 angekündigt, den Flatfox-Messenger (Kommunikation, Besichtigungsplanung, Bewerbungsverwaltung, Zu- und Absagen, digitale Referenzprüfung) schrittweise auf beiden Portalen einzuführen. Inserate werden pro Woche bezahlt.

2. Spezialisierte Tools für Vermietung und Bewerbermanagement

• emonitor: melon.rent für die Wiedervermietung (Online-Bewerbungen, Publikation auf Portalen, Besichtigungsplanung, digitale Vertragsunterzeichnung, ERP-Synchronisation mit Abacus und Rimo R5) und melon.market für Neubauten (Bewerbungen, Referenz- und Bonitätsprüfung, Besichtigungsmanagement). Jahreslizenz nach Portfoliogrösse oder Monats- und Objektpläne.
• DigiRENT der IMMOMIG SA, vor allem für Régies in der Romandie: Bewerbungsseite per Besichtigungscode oder QR-Code, KI-Prüfung der Anhänge, Online-Buchung von Besichtigungen und offene Besichtigungen, direkte Verbindung mit Immomig. Abrechnung pro Objekt und Tag.
• FlatMaster: Mietende füllen gratis ein Dossier aus; Verwaltungen erhalten vergleichbare Bewerbungen mit automatischer Dokumentenprüfung und Scoring, qualifizierter elektronischer Signatur und einer API zu Rimo, Abacus und W&W. Preise nicht publiziert.
• Beyonity, für Neubauten: digitale Bewerbung und Reservation, ID- und Bonitätsprüfung, Vertragsunterzeichnung, Besichtigungstermine. Preise nicht publiziert.
• aptari: Bewerbungen mit einem wiederverwendbaren Tenant Passport, ein Match Score von 0 bis 100 mit Begründung, ein sortierter Posteingang. Details weiter unten.

3. Software für die Liegenschaftsverwaltung (ERP)

Die ERP-Systeme der Schweizer Verwaltungen (ImmoTop2 und Rimo R5 von W&W, GARAIO REM, Abacus) verwalten die Mietverhältnisse. Für Bewerbende binden sie gemäss ihren publizierten Funktions- und Partnerlisten Partnerlösungen an, statt ein eigenes Modul anzubieten.

4. Bonitäts- und Betreibungsprüfung

Der amtliche Betreibungsauszug kostet CHF 17, mit Zustellung CHF 18 (GebV SchKG Art. 12a), und lässt sich über EasyGov bestellen. Manche Bewerbende legen CreditTrust bei, ein digitales Bonitätszertifikat, das sie selbst bestellen, gestützt auf Daten von CRIF und Intrum.

Was du vergleichen solltest

• Herkunft der Bewerbungen: Portal-Inserate, QR-Code an der Besichtigung oder Mietende, die sich mit einem im Tool geführten Dossier bewerben.
• Dossiers und Dokumentenprüfung: vollständig, in einer Struktur, von Hand oder automatisch geprüft?
• Sortierung: nach schriftlichen, im Voraus festgelegten Regeln, mit sichtbarer Begründung?
• Besichtigungen: Terminbuchung, offene Besichtigungen, Erinnerungen, Live-Video.
• Entscheid und Absagen: Wer verschickt sie, und in der Sprache der Bewerbenden?
• Löschung der Dossiers, die du nicht gewählt hast, wie es das Merkblatt des EDÖB verlangt.
• ERP-Anbindung: Synchronisation, API, Export oder CSV.
• Preismodell: pro Objekt und Tag, pro Woche, Jahreslizenz oder Monatsplan.
• Sprachen: Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch, für dein Team und für die Bewerbenden.

Was das Gesetz erwartet, egal mit welchem Tool

Das Merkblatt des EDÖB zu Anmeldeformularen für Mietwohnungen (aktualisiert am 15. Juli 2025):

• Zwei Schritte: ein Standardformular für alle; Nachweise (ID-Kopie, Lohnabrechnungen, Referenzen) nur von Bewerbenden in der engeren Wahl oder von der gewählten Person. Von allen alle Nachweise zu verlangen, ist unverhältnismässig.
• Eine Kopie des Betreibungsauszugs darf von allen Bewerbenden verlangt werden, das Original nur von der gewählten Person.
• Tabu: Zivilstand, Religion, Nationalität oder Heimatort (Schweizer oder ausländisch und die Art der Bewilligung sind zulässig), Dauer des aktuellen Mietverhältnisses und aktuelle Miete, Leasing, Konsumkredit, Lohnpfändung.
• Nach der Unterzeichnung des Mietvertrags müssen Formulare und Beilagen der anderen Bewerbenden vernichtet werden, ausser sie haben eingewilligt, zum Beispiel in eine Warteliste.

Die Branchenempfehlung des SVIT zu Bewerbungsformularen entstand nach einer Konsultation des EDÖB. Egal mit welchem Tool: kein Ranking nach geschützten Merkmalen wie Nationalität, Religion, Familienstand, Alter, Geschlecht oder Behinderung, und den Entscheid trifft ein Mensch. Mehr in was du Mietinteressenten fragen darfst und Mietbewerber fair ranken.

Wo aptari hineinpasst

• Tenant Passport: Du publizierst ein Inserat auf aptari; Mietende bewerben sich mit dem Dossier, das sie einmal vorbereitet haben, darum kommt jede Bewerbung im gleichen Aufbau an. Den KI-Check von ID, Lohnausweis und Betreibungsauszug machen die Mietenden auf ihrer Seite.
• Match Score von 0 bis 100 mit Begründung, gemessen an deinen Anforderungen (Einkommensverhältnis, Haushaltsgrösse, Haustiere, Rauchen, Parkplatz, Einzugsdatum); der Posteingang ist nach Passung sortiert. Der Score sortiert, ein Mensch entscheidet.
• Fairness-Check: blockiert vor dem Publizieren Filter auf Nationalität, Religion, Familienstand, Alter, Geschlecht und Behinderung.
• Live Tours (Growth, Enterprise): Live-Video-Besichtigungen im Browser, Einladungen und Erinnerungen gehen automatisch raus.
• Enterprise: Document AI vergleicht das Einkommen im Lohnausweis mit dem Profil, prüft das Ausstellungsdatum des Betreibungsauszugs, die Lesbarkeit der ID und den Namensabgleich und protokolliert jeden Befund. Selection Bridge verschickt die Zusage und höfliche Absagen in der Sprache der Bewerbenden, sobald du entschieden hast, mit vollständigem Audit Trail.
• Löschung: Abgelehnte, zurückgezogene und beendete Bewerbungen werden 30 Tage nach dem Entscheid vollständig gelöscht.
• Noch keine ERP-Anbindung; CSV-Export in Growth und Enterprise.
• Pläne: Starter CHF 0 (1 aktives Inserat, 5 Match Scores pro Monat nach dem 14-Tage-Growth-Trial); Growth CHF 499 pro Monat zum Launch-Preis (regulär CHF 999, 10 Inserate); Enterprise ab CHF 1'999 pro Monat (unbegrenzte Inserate, Team-Plätze, mehrere Standorte). Inklusive Schweizer MWST; keine Einrichtungsgebühr, keine Gebühr pro Bewerbung, keine Provision. Mehr in aptari für Verwaltungen und auf der Preisseite.

aptari passt zu Verwaltungen, die eine sortierte Shortlist mit Begründung wollen und mit CSV-Export arbeiten können.

So wählst du in der Praxis

• Private Vermietende mit ein oder zwei Wohnungen. Oft reicht der eingebaute Ablauf eines Portals, etwa von Flatfox; aptari Starter (CHF 0, ein Inserat) ist eine weitere Option, wenn du die Bewerbenden mit Begründung sortiert haben willst. In beiden Fällen: eine Kopie des Betreibungsauszugs verlangen.
• Kleine oder mittlere Verwaltung mit Wiedervermietungen. Portale bringen die Reichweite, ein spezialisiertes Tool erledigt die Bewerbungen: emonitor melon.rent, FlatMaster, DigiRENT (vor allem in der Romandie), Flatfox Business oder aptari Growth. Prüfe, wie jedes Tool Daten an dein ERP übergibt.
• Grosse Verwaltung mit ERP und mehreren Standorten. Meist entscheidet die ERP-Anbindung. emonitor, FlatMaster und Flatfox Business Enterprise nennen eine ERP-Synchronisation, eine API oder einen Export, DigiRENT eine direkte Verbindung mit Immomig. aptari hat noch keine ERP-Anbindung und bietet CSV-Export; wer heute eine ERP-Anbindung braucht, schaut sich darum Tools an, die mit dem eigenen ERP synchronisieren. Für Neubauten sind melon.market und Beyonity auf diesen Fall ausgerichtet.

Zuletzt geprüft: 15. Oktober 2026. Die Angaben zu anderen Tools stammen von deren eigenen publizierten Seiten an diesem Datum; aptaris Pläne und Preise stammen von der aptari-Preisseite.