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Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026 · Schweizer DSG + EU-DSGVO + EU-KI-Verordnung

§ 1

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Personendaten ist:
Prioplan GmbH
Stauffacherstrasse 60
8004 Zürich
Schweiz

Telefon: +41 78 751 22 86
E-Mail: info@aptari.ai
UID: CHE-412.789.980

§ 2

2. Welche Daten wir bearbeiten

Wir bearbeiten folgende Kategorien von Personendaten:

  • Kontakt: Name, E-Mail, Telefon (optional)
  • Vertragsnachweis: Zeitpunkt und Version der AGB und dieser Datenschutzerklärung, die Sie bei der Registrierung akzeptiert haben
  • Profil: Nationalität, Zivilstand, Beschäftigung, Arbeitgeber, Bruttojahresgehalt, Raucherstatus, Haustierstatus, Haushaltsgrösse
  • Suchpräferenzen: Wunsch-Städte, Mietobergrenze, Mindestzimmerzahl, Must-haves, Einzugsfenster
  • Dokumente: Lohnausweis, Betreibungsauszug, Ausweisdokument, Referenzschreiben · verschlüsselt gespeichert (AES-256)
  • Bewerbungsdaten: über aptari eingereichte Bewerbungen, Status, Motivationsschreiben, Einwilligungseinträge pro Bewerbung, Angaben aus dem manuellen Bewerbungsformular (Name, Adresse, Haushalt, Arbeitgeber, Einkommen, Vermieterreferenzen, Umzugsgrund) und die einer Bewerbung beigefügten Dokumente
  • Score-Daten: Match-Score-Ergebnisse und Aufschlüsselungen, unveränderlich in einem Audit-Log gespeichert
  • Zahlungsdaten: Abonnementstufe und Abrechnungsstatus. Karten- und Bankdaten werden direkt von Stripe verarbeitet; wir sehen sie nie.
  • Prüfung für Wohnbaugenossenschaften (nur Verwaltungskonten): Beantragt ein Konto den kostenlosen Enterprise-Plan für Wohnbaugenossenschaften, bearbeiten wir den Namen der Genossenschaft laut Handelsregister, ihre UID-Nummer, die Verknüpfung mit dem passenden Eintrag in unserem Verzeichnis der Schweizer Wohnbaugenossenschaften (falls vorhanden), allfällige Bemerkungen sowie das Ergebnis der Prüfung mit Datum und prüfender Person. Wir gleichen die Angaben mit dem öffentlichen Handelsregister (Zefix) ab. Statuten, nach denen wir per E-Mail fragen, nutzen wir nur für diese Prüfung.
  • Nutzungsdaten: Log-Dateien, IP-Adresse, Browser-Informationen, Spracheinstellung
§ 3

3. Wie wir Ihre Daten verwenden

3.1 Match Score · deterministisch, keine KI

Der Match Score auf jedem Inserat wird durch einen deterministischen Algorithmus berechnet, den wir intern entwickelt haben (die Aptari Engine). Er erzeugt einen Wert von 0–100 über vier Dimensionen: Einkommensdeckung (Bruttogehalt ÷ 12 × Monatsmiete), Passport-Vollständigkeit (Anzahl verifizierter Pflichtdokumente), Lifestyle-Passung (Haustier-/Raucher-/Familienkompatibilität) und Vermieterkriterien (Abgleich mit den von der Agentur veröffentlichten Kriterien). Der Match Score nutzt kein Sprachmodell und keine generative KI. Es ist reine Mathematik. Die vollständige Berechnung wird in unserem Audit-Log festgehalten (Abschnitt 7) und Sie haben jederzeit Anspruch auf eine vollständige Aufschlüsselung (Abschnitt 6.4). Der Bewilligungstyp wird nie gelesen. Ein selbst erklärtes Aufenthaltsrecht zählt nur, wo ein Inserat es verlangt. Die Haushaltsgrösse wird mit den Zimmern und der maximalen Belegung der Wohnung verglichen.

3.2 Dokumentenverifizierung: Google Gemini (Google LLC, USA), Fallback Anthropic Claude

Wenn Sie Dokumente in Ihren Tenant Passport hochladen, liest Google Gemini (`gemini-3-flash-preview`) sie und extrahiert strukturierte Felder (Einkommen, Dokumentdatum, Namensabgleich, Betreibungsverlauf). Wir senden einen minimalen, von geschützten Merkmalen freien Prompt. Der Anbieter sieht ausschliesslich das Dokument und diesen Prompt, nichts anderes über Sie. Ist Gemini beim Hochladen nicht verfügbar, schlägt die Verifizierung schlicht fehl und kann später wiederholt werden; für die Upload-Verifizierung wird kein anderer Anbieter eingesetzt. Wird Ihr Match Score für eine Agentur berechnet, läuft die Dokumentprüfung mit Google Gemini als primärem Anbieter und Anthropic Claude (`claude-sonnet-4-5`) als Fallback: Claude erhält die Dokumente nur, wenn Gemini ausgefallen ist, genau ein Anbieter liefert das Ergebnis, und unser Audit-Log (Abschnitt 7) hält fest, welcher es war. Datenresidenz: EU für Gemini; der Claude-Fallback verarbeitet in den USA unter EU-Standardvertragsklauseln. Training-Opt-out: für beide Anbieter erzwungen; jeder wird in Produktion erst nach Bestätigung seines Auftragsverarbeitungsvertrags und No-Training-Riders durch unsere Rechtsberatung aktiviert.

3.3 Motivationsschreiben · Google Gemini

Wenn Sie aptari bitten, ein Motivationsschreiben zu verfassen, senden wir Ihre Profilzusammenfassung, den Kontext des Inserats und Ihren gewählten Ton an Gemini. Gemini liefert einen Entwurf zurück, den Sie bearbeiten können. Der Entwurf gehört Ihnen. Gemini speichert ihn nicht.

3.4 Übersetzung · Google Gemini

Wenn Sie ein gespeichertes Motivationsschreiben zwischen Deutsch, Englisch, Französisch oder Italienisch übersetzen lassen, senden wir es zur Übersetzung an Gemini. Keine Speicherung.

3.5 Match-Score-Erklärung · Google Gemini

Nachdem die Aptari Engine Ihren Match Score für ein bestimmtes Inserat berechnet hat, lassen wir Google Gemini eine kurze, menschenlesbare Erklärung generieren. Die Erklärung enthält eine Zusammenfassung Ihrer Passung, 2 bis 3 Stärken ("Highlights"), 1 bis 2 Hinweise ("Concerns") mit vorgeschlagenen entschärfenden Sätzen für Ihr Motivationsschreiben und einen konkreten Tipp. Dafür erhält Gemini: Ihren Vor- und Nachnamen, Bruttogehalt, Gehalts-Miete-Verhältnis, Arbeitgeber, Berufsbezeichnung, Raucher-/Haustier-/Haushaltsstatus, Dokumentenverifizierungsstatus und Passport-Vollständigkeit · zusammen mit den Inseratsdaten und den veröffentlichten Agenturkriterien. Gemini erhält **kein** geschütztes Merkmal (Rasse, Ethnie, Nationalität, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Alter, Behinderung, Schwangerschaft, Familienstand, Zivilstand, Sprachherkunft) · diese Felder sind im Prompt ausdrücklich ausgeschlossen, und der Ausschluss wird in drei Schichten unseres Codes durchgesetzt. **Wichtig: sowohl Sie als auch die Agentur sehen diese Ausgabe.** Stärken und Hinweise werden mit Ihrer Bewerbung gespeichert und der Agentur bei der Prüfung Ihres Dossiers angezeigt. Die Agentur nutzt dieses Material, um zu entscheiden, ob Sie auf die Shortlist kommen, zur Besichtigung eingeladen werden oder als Mieter ausgewählt werden. Nach EU-KI-Verordnung Art. 86 und DSGVO Art. 22 stellt dies eine automatisierte Verarbeitung dar, die Sie erheblich betrifft. Sie haben das Recht auf eine menschenlesbare Erklärung (jederzeit unter /dashboard/scores/[scoreId] verfügbar), das Recht, die Erklärung anzufechten, das Recht auf menschliche Überprüfung durch die Agentur sowie das Recht, der KI-Erklärung gänzlich zu widersprechen (direkt in Ihrem Konto: Einstellungen → Datenschutz → KI-Bewertung. Ausgeschaltet wird für Ihre Bewerbungen weder ein Match Score noch eine Gemini-Erklärung berechnet, bewerben bleibt möglich). Der von Gemini gelieferte Score wird verworfen; nur der Wert der Aptari Engine wird gespeichert.

3.6 KI-Agent (Ultra-Abo, opt-in)

Wenn Sie ein Ultra-Abo besitzen und den KI-Agent ausdrücklich aktivieren, läuft unser Backend alle 10 Minuten. Für jedes neue aptari-Partner-Inserat in Ihrem Suchradius führt der Agent die Aptari Engine plus die Gemini-Erklärung aus. Liegt Ihr Score bei 80 % oder höher, ist Ihr Passport verifiziert und stammt das Inserat von einer aptari-Partneragentur, reicht er Ihre Bewerbung per Passport Apply ein. Der Agent ist auf höchstens 15 Bewerbungen pro Tag begrenzt (Standardwert 10). Sie können ihn jederzeit pausieren. Der Agent agiert nicht auf Drittanbieter-Portalen (Homegate, Flatfox usw.) · diese werden zur manuellen Übergabe markiert.

3.7 Weitere Zwecke

Plattformbetrieb, Zahlungsabwicklung, Kommunikation mit Ihnen sowie Erfüllung gesetzlicher Pflichten (DSG Art. 31, DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. c).

3.8 Hausregeln-Check · deterministisch, keine KI

Agenturen mit dem Enterprise-Plan können Hausregeln festlegen: Mindesteinkommen (2.5-, 3- oder 3.5-faches der Monatsmiete), sauberer Betreibungsregisterauszug, verifizierte Pflichtdokumente (Ausweis, Lohnausweis, Betreibungsauszug), Aufenthaltsrecht in der Schweiz, keine Raucher, keine Haustiere, minimale und maximale Anzahl Personen sowie eine hochgeladene Referenz der früheren Vermietung. aptari vergleicht diese Anforderungen automatisch und ohne KI mit Ihren Angaben: Bruttogehalt, Raucher- und Haustierangabe, Haushaltsgrösse, Angabe zum Aufenthaltsrecht, Verifizierungsstatus Ihrer Dokumente einschliesslich der Angabe, ob offene Betreibungen gefunden wurden, und ob ein Referenzschreiben hochgeladen ist. Das Ergebnis (erfüllt, nicht erfüllt oder unbekannt) sehen Sie auf dem Inserat; die Agentur sieht es bei Ihrer Bewerbung. Haben Sie Ihre Dokumente für Agenturen verborgen, erscheinen die dokumentbezogenen Regeln der Agentur als nicht geteilt. Der Check selbst verändert Ihren Match Score nicht und lehnt keine Bewerbung ab; Einkommen, Aufenthaltsrecht, Raucher, Haustiere und Anzahl Personen fliessen wie in Abschnitt 3.1 beschrieben auch in den Match Score ein. Alter, Herkunft, Zivil- und Familienstand und andere geschützte Merkmale sind nie Hausregeln (Abschnitt 8). Ihre Rechte nach Abschnitt 6.4 gelten auch für diesen Check.

§ 4

4. Rechtsgrundlage

Wir bearbeiten Ihre Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Ihre Einwilligung (DSG Art. 6 Abs. 6 / DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. a) · für die KI-Verarbeitung Ihrer Dokumente, KI-Entwürfe von Motivationsschreiben und den KI-Agent
  • Vertragserfüllung (DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. b) · zur Bereitstellung der Plattform, für die Sie sich registriert haben
  • Berechtigtes Interesse (DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f) · Plattformsicherheit, Betrugsprävention und Audit-Log-Aufbewahrung

Sie können jede Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmässigkeit der bisherigen Verarbeitung.

§ 5

5. Wer Ihre Daten zusätzlich verarbeitet

Wir setzen folgende Dienstleister ein, die Ihre Daten im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverträgen in unserem Auftrag verarbeiten können:

  • Supabase (EU-Residenz für Produktionsdaten, Frankfurt) · Datenbank, Authentifizierung, Dateispeicher
  • Stripe (USA, Irland) · Zahlungsabwicklung. Wir sehen Ihre Kartendaten nie.
  • Google Gemini (Google LLC, USA, EU-Standardvertragsklauseln; Training-Opt-out) · gemäss Abschnitte 3.2 bis 3.5
  • Anthropic Claude (USA, unter EU-Standardvertragsklauseln): ausschliesslich als Fallback der Dokumentenverifizierung gemäss Abschnitt 3.2. Training-Opt-out erzwungen.
  • Resend (USA) · Transaktions-E-Mails (Verifizierung, Willkommens-E-Mail, Passwort-Reset, Bewerbungsupdates). Die Passport-Apply-E-Mail an den Vermieter enthält Ihren Namen, Ihre Adresse, Telefonnummer, Ihren Arbeitgeber und Ihr Bruttoeinkommen.
  • Vercel (USA, mit EU-Edge) · Anwendungshosting und cookielose Web-Analyse
  • Sentry (EU-Region) · Fehlerüberwachung; erhält technische Fehlerberichte, die Konto-IDs enthalten können, nie Dokumentinhalte; E-Mail-Adressen und Dateinamen werden vor dem Senden entfernt
  • Geschäftskorrespondenz mit Agenturen · Wenn wir Immobilienagenturen kontaktieren, verarbeiten Anthropic Claude und Google Gemini deren öffentliche Kontaktdaten und Antworten (Entwurf, Klassifizierung), und der Betreiber erhält dazu Benachrichtigungen über Telegram (Telegram Messenger Inc., VAE/USA).
  • Hetzner (Deutschland) · Server für Live-Videotouren (Jitsi)
  • Upstash · Ratenbegrenzung; speichert nur kurzlebige technische Zähler
  • Cal.com (USA/EU) · Terminbuchung für Demos mit Agenturen
  • ScrapFly (USA) · Abruf öffentlicher Inseratsseiten; verarbeitet keine Nutzerdaten

Für Anbieter ausserhalb der Schweiz und des EWR stützen wir uns auf EU-Standardvertragsklauseln und, sofern anwendbar, das EU-US-Datenschutzrahmenabkommen. In mieterseitigen Datenflüssen kommt Anthropic ausschliesslich als Fallback der Dokumentenverifizierung gemäss Abschnitt 3.2 zum Einsatz. OpenAI oder andere Sprachmodell-Anbieter setzen wir in keinem mieterseitigen Datenfluss ein.

§ 6

6. Ihre Rechte

Nach DSG Art. 25 und DSGVO Art. 15–22 haben Sie folgende Rechte:

6.1 Auskunft

Sie können eine Kopie aller über Sie gespeicherten Personendaten anfordern. In Ihrem Konto: Einstellungen → Gefahrenzone → Meine Daten herunterladen. Oder per E-Mail an info@aptari.ai.

6.2 Berichtigung

Sie können unrichtige Daten direkt in Ihrem Konto korrigieren oder uns über info@aptari.ai kontaktieren.

6.3 Löschung (Recht auf Vergessenwerden)

Sie können jederzeit die Löschung Ihres Kontos und aller Personendaten verlangen: Einstellungen → Gefahrenzone → Konto löschen. Mieterkonten werden sofort gelöscht. Agenturkonten werden nach einer Frist von 7 Tagen gelöscht; innerhalb dieser Frist können Sie die Löschung durch erneute Anmeldung abbrechen. Bewerbungen, die eine Agentur bereits erhalten hat, unterliegen deren eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung (Abschnitt 5), aptari entfernt jedoch die zugehörigen Dokumente aus dem Zugriff der Agentur.

6.4 Recht auf Erklärung (KI-Verordnung Art. 86 + DSGVO Art. 22)

Wenn eine automatisierte Entscheidung Sie betrifft · konkret ein Match Score unterhalb der Agenturschwelle, der Ihre Aufnahme auf die Shortlist verhindert, oder eine Entscheidung des KI-Agenten, ein Inserat zu überspringen oder zu bewerben · haben Sie das Recht auf eine menschenlesbare Erklärung, das Recht, die Entscheidung anzufechten, und das Recht auf menschliche Überprüfung. Die vollständige Score-Aufschlüsselung für jedes Inserat ist dauerhaft unter /dashboard/scores/[scoreId] verfügbar.

6.5 Datenübertragbarkeit

Sie können Ihre Daten im maschinenlesbaren JSON-Format herunterladen über Einstellungen → Gefahrenzone → Meine Daten herunterladen.

6.6 Einwilligung widerrufen

Sie können jede spezifische Einwilligung (KI-Verarbeitung neuer Dokumente, KI-Entwürfe, KI-Agent-Läufe) jederzeit per E-Mail an info@aptari.ai widerrufen. Die KI-Bewertung Ihrer Bewerbungen schalten Sie direkt in Ihrem Konto aus: Einstellungen → Datenschutz → KI-Bewertung. Ab dann wird kein Match Score mehr berechnet, bewerben bleibt möglich.

6.7 Beschwerde

Sie können beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) oder jeder EU-Aufsichtsbehörde Beschwerde einreichen.

§ 7

7. Audit-Logs und Aufbewahrung

Wir führen folgende Aufzeichnungen:

  • Score-Audit-Log (`scoring_audit_log`): Jeder Match Score wird mit Eingaben-Snapshot, Agenturkriterien, Modellkennung (Aptari-Engine-Version plus Anbieter und Modell der Dokumentenverifizierung: Gemini oder, im Fallback-Fall, Anthropic Claude) und Zeitstempel festgehalten. Unveränderlich. 7 Jahre aufbewahrt. Sie können Ihre eigenen Einträge einsehen.
  • Dokumentzugriffs-Audit (`document_views_audit`): Jede Dokumentenansicht durch eine Agentur wird mit Zeitstempel, Agentur, Dokument und Bewerbungskontext festgehalten. 7 Jahre aufbewahrt.
  • Einwilligung pro Bewerbung (`ai_processing_consents`, `document_access_grants`): Umfang, Zeitstempel und Geltungsdauer. Aufbewahrung für die Lebensdauer der Bewerbung plus 7 Jahre.
  • Bewerbungsdaten: Bewerbungen bei aptari-Partneragenturen bleiben erhalten, solange sie offen sind. Abgelehnte oder zurückgezogene Bewerbungen werden 30 Tage nach der Entscheidung archiviert und verschwinden aus Ihrer Übersicht; das Read-only-Archiv bleibt 7 Jahre erhalten. Bewerbungen an Dritt-Portale ausserhalb von aptari werden 30 Tage nach dem Absenden vollständig gelöscht.
  • Kontodaten: aktiv erhalten, solange Ihr Konto besteht; Mieterkonten werden bei Kontolöschung sofort gelöscht, Agenturkonten 7 Tage nach der Löschanfrage (siehe 6.3).
  • Zahlungsbelege: aufbewahrt für die gesetzlich vorgeschriebene Frist von 10 Jahren gemäss Schweizer Handelsrecht.
  • Prüfung für Wohnbaugenossenschaften: Name, UID-Nummer, Verzeichnis-Verknüpfung und Prüfergebnis bleiben erhalten, solange das Verwaltungskonto besteht, und werden mit dem Konto gelöscht.
  • Marketing-Analytik: maximal 13 Monate.
  • Produkt-Nutzungsanalyse: cookielose, eigenbetriebene Erfassung von Seitenaufrufen und Klicks (Sitzungs-ID, Pfad, Gerätetyp, Sprache, Referrer). Keine Cookies, keine Weitergabe an Dritte, Speicherung in unserer Datenbank (Supabase, EU). Maximal 13 Monate.
  • Web-Analyse (Vercel): cookielose, aggregierte Seitenaufruf-Statistiken über Vercel Web Analytics, erhoben durch unseren Hosting-Anbieter. Keine Cookies, IP-Adressen werden nicht gespeichert, die anonyme Besucherkennung verfällt nach 24 Stunden.
§ 8

8. Diskriminierungsschutz

Agenturen auf aptari können geschützte Merkmale nicht in ihren Scoring-Regeln verwenden. Folgende Eingaben sind in drei Code-Schichten blockiert (Eingabesanierer, Scoring-Engine, Postgres-Trigger): Rasse, Ethnie, Nationalität, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Alter, Behinderung, Schwangerschaft, Familienstand, Zivilstand, Sprache, Aufenthaltsstatus und Muttersprache. Der Versuch, eine dieser Eingaben zu verwenden, wird in `agency_scoring_rule_violations` protokolliert und vom Compliance-Team von aptari überprüft.

§ 9

9. Dokumentenzugriff durch Agenturen

Agenturen, bei denen Sie sich bewerben, erhalten **nie** Kopien Ihrer Dokumente. Sie sehen sie über eine kurzlebige signierte URL (60 Sekunden), die unmittelbar nach der Ansicht abläuft. Herunterladen ist gesperrt. Jede Ansicht wird gemäss Abschnitt 7 in unserem Audit-Log protokolliert.

§ 10

10. Cookies

Wir verwenden technisch notwendige Cookies für die Authentifizierung und Session-Verwaltung. Analytische oder Marketing-Cookies setzen wir nicht ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung. Ausserdem legt die Anwendung technisch notwendige Werte im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage) ab, etwa eine Kopie Ihrer Benachrichtigungseinstellungen. Folgen Sie einer Team-Einladung, wird dort nur das Einladungs-Token (Schlüssel «aptari:pendingInvite») für höchstens 14 Tage gespeichert, damit Sie nach der Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse zur Einladung zurückkehren.

§ 11

11. Internationale Übermittlungen

Wenn Ihre Daten die Schweiz oder den EWR verlassen (Stripe, Resend, Vercel sowie der Anthropic-Fallback der Dokumentenverifizierung gemäss Abschnitt 3.2), stützen wir uns auf EU-Standardvertragsklauseln und, sofern anwendbar, das EU-US-Datenschutzrahmenabkommen.

§ 12

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir überprüfen diese Erklärung vierteljährlich. Wesentliche Änderungen (neue Auftragsverarbeiter, neue Datenkategorien, erweiterte Zwecke) werden per E-Mail mitgeteilt und erfordern eine erneute Einwilligung, sofern die Rechtsgrundlage die Einwilligung ist.

§ 13

13. Kontakt und Beschwerden

Bei Fragen zum Datenschutz, Einwilligungswiderruf oder Beschwerden wenden Sie sich bitte an info@aptari.ai. Sie haben zudem das Recht, beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) unter edoeb.admin.ch eine Beschwerde einzureichen.